Integritetspolicy

Din integritet är viktig för oss. Den här integritetspolicyn beskriver hur Söderfors Resort & Spa AB behandlar personuppgifter när du besöker Söderfors Herrgård, gör en bokning, kontaktar oss, använder våra tjänster eller besöker vår webbplats.

1. Personuppgiftsansvarig

Söderfors Resort & Spa AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som beskrivs i denna policy.

Söderfors Resort & Spa AB
Organisationsnummer: 559448-9311
Söderfors Herrgård 1
815 76 Söderfors
Sverige

Telefon: +46 293 76 10 20
E-post: info@soderforsherrgard.com

2. Vilka personuppgifter vi behandlar

Vilka uppgifter vi behandlar beror på hur du kommer i kontakt med oss.

Bokning och vistelse

När du bokar hotell, restaurang, spa, paket, aktivitet, event eller någon annan tjänst kan vi behandla uppgifter såsom:

• Namn
• Telefonnummer
• E-postadress
• Adress
• Bokningsnummer
• Ankomst- och avresedatum
• Information om de tjänster du har bokat
• Faktureringsuppgifter
• Kommunikation mellan dig och oss
• Önskemål som du själv lämnar inför eller under din vistelse

Om du frivilligt lämnar information om exempelvis allergier, kostbehov, tillgänglighetsbehov eller andra uppgifter som kan innehålla känsliga personuppgifter behandlar vi endast uppgifterna i den utsträckning som behövs för att kunna tillgodose ditt önskemål och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Betalningsuppgifter

Betalningar kan hanteras av externa betalningsleverantörer.

Vi lagrar normalt inte fullständiga kortuppgifter. Kortuppgifter och andra betalningsuppgifter behandlas av den betalningsleverantör som används för den aktuella transaktionen enligt leverantörens egna säkerhetsrutiner och villkor.

Vi kan däremot behandla information om exempelvis genomförd betalning, belopp, betalningsdatum och betalningsmetod.

Information när du använder vår webbplats

När du besöker vår webbplats kan information samlas in om exempelvis:

• IP-adress
• Typ av enhet
• Webbläsare
• Besökta sidor
• Hur du använder webbplatsen
• Hänvisande webbplats eller annons
• Information som samlas in genom cookies och liknande teknik

Icke nödvändiga cookies används endast i enlighet med de val du gör i vår cookiebanner.

3. Varför vi behandlar dina personuppgifter

För att hantera din bokning

Vi behandlar personuppgifter för att kunna ta emot, administrera och genomföra din bokning samt leverera de tjänster du har beställt.

Den rättsliga grunden är att behandlingen är nödvändig för att ingå eller fullgöra ett avtal med dig.

För betalning och ekonomisk administration

Vi behandlar uppgifter för att kunna ta betalt, hantera fakturor, återbetalningar och ekonomisk administration.

Behandlingen grundar sig på fullgörande av avtal samt rättsliga förpliktelser, exempelvis bokföringslagstiftning.

För kundservice och kommunikation

Vi kan använda dina kontaktuppgifter och uppgifter om din bokning för att besvara frågor, skicka viktig information inför din vistelse och hjälpa dig med ärenden före, under eller efter besöket.

Behandlingen sker för att fullgöra vårt avtal med dig eller med stöd av vårt berättigade intresse av att ge god kundservice.

För att utveckla och förbättra verksamheten

Vi kan analysera information om bokningar, användning av våra tjänster och återkoppling från gäster för att utveckla Söderfors Herrgårds tjänster, erbjudanden och kundupplevelse.

När personuppgifter används för detta ändamål grundar behandlingen sig på vårt berättigade intresse av att utveckla och förbättra verksamheten. När det är möjligt använder vi anonymiserad eller aggregerad information.

För marknadsföring

Om du har valt att ta emot nyhetsbrev, erbjudanden eller annan elektronisk marknadsföring kan vi använda din e-postadress eller ditt telefonnummer för detta ändamål.

När samtycke krävs grundar sig behandlingen på ditt samtycke. I de situationer där lagstiftningen tillåter marknadsföring till befintliga kunder kan behandlingen även ske med stöd av ett berättigat intresse.

Du kan när som helst avregistrera dig från marknadsföring genom länken i våra utskick eller genom att kontakta oss.

Om du invänder mot direktmarknadsföring slutar vi använda dina personuppgifter för det ändamålet.

För digital annonsering

Om du har lämnat nödvändigt samtycke kan information användas för analys, mätning och anpassad annonsering via exempelvis Google, Meta och andra digitala plattformar.

Det kan bland annat innebära att vi mäter resultatet av annonser eller skapar målgrupper för relevant marknadsföring.

Sådan behandling sker endast när vi har en giltig rättslig grund och i enlighet med dina val av cookies och marknadsföring.

För säkerhet och för att förebygga missbruk

Personuppgifter kan behandlas när det är nödvändigt för att skydda våra gäster, vår personal, våra system och vår verksamhet samt för att förebygga bedrägerier eller missbruk.

Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att bedriva en säker verksamhet.

4. Varifrån uppgifterna kommer

Vi får vanligtvis personuppgifterna direkt från dig.

Vi kan även få uppgifter från tredje part, exempelvis när du bokar Söderfors Herrgård genom en extern bokningsplattform, researrangör, företag eller annan samarbetspartner.

När bokningen görs genom en extern aktör kan även den aktörens integritetspolicy och villkor gälla för deras behandling av dina uppgifter.

5. Vilka vi delar personuppgifter med

Vi säljer inte dina personuppgifter.

För att kunna bedriva verksamheten kan vi däremot behöva dela personuppgifter med leverantörer som hjälper oss med exempelvis:

• Hotell- och bokningssystem
• Restaurang- och spabokning
• Betalningshantering
• IT-drift och teknisk support
• E-post och kommunikation
• Ekonomi och bokföring
• Webbstatistik och analys
• Marknadsföring och annonsering

Dessa leverantörer får endast behandla uppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning och våra avtal med dem.

Vi kan även lämna uppgifter till myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller myndighetsbeslut.

6. Överföring utanför EU och EES

Vissa av våra leverantörer och digitala tjänster kan innebära att personuppgifter behandlas utanför EU eller EES.

När en sådan överföring sker ser vi till att det finns en laglig grund för överföringen och ett tillräckligt skydd för personuppgifterna, exempelvis genom beslut om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

7. Hur länge vi sparar personuppgifter

Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som behövs för det ändamål de samlades in för.

Hur länge uppgifterna sparas beror därför på vilken typ av information det gäller.

Uppgifter som behövs för att administrera en bokning sparas så länge de behövs för bokningen, kundservice och eventuella efterföljande krav eller skyldigheter.

Uppgifter som omfattas av bokföringslagstiftningen sparas under den tid som krävs enligt lag.

Uppgifter som behandlas för marknadsföring sparas så länge behandlingen är relevant och tillåten eller tills du återkallar ditt samtycke eller invänder mot marknadsföringen.

Information från cookies sparas enligt de lagringstider som anges i våra cookieinställningar.

När uppgifter inte längre behövs raderas eller anonymiseras de.

8. Cookies

Vår webbplats använder cookies och liknande teknik.

Vissa cookies är nödvändiga för att webbplatsen och dess funktioner ska fungera. Andra kan användas för exempelvis statistik, analys och marknadsföring.

Cookies som inte är nödvändiga aktiveras först efter att du har lämnat ditt samtycke.

Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt samtycke genom våra cookieinställningar.

Mer information om vilka cookies som används, deras ändamål och hur länge de lagras finns i vår cookiebanner och våra cookieinställningar.

9. Dina rättigheter

Du har enligt GDPR flera rättigheter när vi behandlar dina personuppgifter.

Rätt till tillgång

Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig och få en kopia av uppgifterna.

Rätt till rättelse

Du har rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas.

Rätt till radering

Du kan i vissa situationer begära att dina personuppgifter raderas.

Rätten gäller inte när vi måste behålla uppgifterna för att exempelvis uppfylla en rättslig skyldighet.

Rätt till begränsning

Du kan i vissa situationer begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.

Rätt att invända

Du har rätt att invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse.

Du har alltid rätt att invända mot behandling av personuppgifter för direktmarknadsföring.

Rätt till dataportabilitet

När förutsättningarna enligt GDPR är uppfyllda kan du ha rätt att få ut personuppgifter som du själv har lämnat till oss i ett strukturerat och maskinläsbart format.

Rätt att återkalla samtycke

När en behandling grundar sig på ditt samtycke kan du när som helst återkalla samtycket.

Återkallelsen påverkar inte lagligheten av den behandling som redan har skett.

10. Klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt vill vi gärna att du kontaktar oss så att vi får möjlighet att hjälpa dig.

Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, som är svensk tillsynsmyndighet för dataskydd.

11. Säkerhet

Vi vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter från obehörig åtkomst, förlust, ändring eller spridning.

Tillgång till personuppgifter begränsas till personer och leverantörer som behöver uppgifterna för att kunna utföra sitt arbete eller sina tjänster.

12. Ändringar av integritetspolicyn

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy när vår verksamhet, våra tjänster eller gällande regler förändras.

Den senaste versionen finns alltid publicerad på soderforsherrgard.se.

13. Kontakta oss

Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller vill använda någon av dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss.

Söderfors Resort & Spa AB
Organisationsnummer: 559448-9311
Söderfors Herrgård 1
815 76 Söderfors

Telefon: +46 293 76 10 20
E-post: info@soderforsherrgard.com